Copias de Seguridad para Empresas: la Regla 3-2-1 Explicada

Cuando una empresa me llama tras un ransomware, un disco que muere o un borrado accidental, la primera pregunta siempre es la misma: ¿tienes copias? La respuesta decide si el problema dura horas o semanas.

¿Por qué las copias de seguridad son tu último seguro?

Ninguna protección es perfecta. Un ransomware, un fallo de hardware, un robo, un incendio o simplemente alguien que borra la carpeta equivocada. En todos esos casos, lo único que te devuelve tus datos es una buena copia de seguridad.

El problema es que muchas pymes creen tener copias y, cuando las necesitan, descubren que no funcionaban, que estaban en el mismo disco o que el ransomware también las había cifrado.

Qué es la regla 3-2-1

Es la referencia clásica para hacer copias fiables:

3 copias de tus datos: el original y dos copias de seguridad.
2 soportes distintos: por ejemplo, un NAS en la oficina y un servicio en la nube. Si falla un tipo de soporte, tienes el otro.
1 copia fuera de la oficina: en la nube o en otra ubicación física, para que un robo, un incendio o una inundación no se lleve todo.

Hoy se suele hablar de 3-2-1-1-0: añade 1 copia desconectada o inmutable (que no se pueda modificar ni borrar durante un tiempo, para que el ransomware no la alcance) y 0 errores al comprobar que las copias se restauran correctamente.

Qué debe incluir la copia

Documentos y carpetas compartidas de la empresa.
Bases de datos de facturación, contabilidad, ERP o CRM.
Correo electrónico. Ojo: tener el correo en Microsoft 365 o Google Workspace no significa que tengas copia de seguridad; esos servicios no protegen frente a todos los borrados ni frente a una cuenta comprometida.
La web y su base de datos.
Configuraciones de equipos de red, servidores y el TPV.

¿Cada cuánto hacer copias?

La pregunta correcta es: ¿cuánto trabajo puedes permitirte perder? Si perder un día de facturación es inasumible, necesitas copias al menos diarias. Para datos que cambian constantemente, varias al día. Además, conviene guardar varias versiones (por ejemplo, diarias de la última semana y semanales del último mes) para poder volver a un punto anterior a una infección que pasó desapercibida.

La copia que no se ha probado no existe

Es el error más común. Programa una prueba de restauración periódica: recupera un archivo, una carpeta y, de vez en cuando, un sistema completo. Comprueba cuánto tardas. Si la restauración completa lleva tres días, eso es lo que tu empresa estará parada.

Errores habituales

Copia en un disco USB que está siempre conectado al ordenador (el ransomware la cifra también).
Copia en el mismo servidor que se quiere proteger.
Copias que fallan en silencio desde hace meses y nadie revisa los avisos.
Copias sin cifrar en la nube o en discos que salen de la oficina, un riesgo para el RGPD.
Nadie sabe cómo restaurar porque solo lo sabía una persona que ya no está.

Un esquema sencillo para una pyme

Copia automática diaria a un NAS en la oficina, con versiones y protegida con credenciales distintas a las del resto de la red.
Copia automática del NAS a la nube, cifrada y con inmutabilidad activada.
Copia específica del correo de Microsoft 365 o Google Workspace.
Prueba de restauración trimestral documentada.
Avisos por correo si una copia falla, y alguien responsable de revisarlos.

Las copias son la mejor defensa frente al ransomware, y su estado es una de las cosas que reviso siempre en una auditoría de ciberseguridad.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la regla 3-2-1 de copias de seguridad?

Consiste en tener 3 copias de los datos, en 2 soportes distintos, con al menos 1 copia fuera de la oficina. La versión actual añade una copia desconectada o inmutable y la comprobación de que las copias se restauran sin errores.

¿Microsoft 365 o Google Workspace hacen copia de seguridad de mi correo?

No exactamente. Ofrecen papelera y cierta retención, pero no sustituyen a una copia de seguridad propia frente a borrados, cuentas comprometidas o ransomware. Es recomendable una copia específica del correo.

¿Cada cuánto debo probar mis copias de seguridad?

Como mínimo, una prueba de restauración cada trimestre y siempre después de cambios importantes en los sistemas.

Copias de seguridad para empresas: la regla 3-2-1 explicada